1. Quem são as partes
O Virtual Clínica é fornecido pela Prospex Tecnologia da Informação LTDA, CNPJ 19.256.093/0001-48, com sede na Av. Dr. Jaime Ribeiro da Luz, 971, Sala 5, 2º andar, Bairro Santa Mônica, Uberlândia – MG, CEP 38.408-188 (“Prospex”).
O cliente é a clínica, o consultório ou o profissional que contrata a plataforma. Quem aceita estes termos em nome de uma empresa declara ter poderes para isso. O cliente deve ser pessoa jurídica ou profissional maior de 18 anos e capaz.
Se houver contrato ou proposta comercial assinada com condições específicas, ela prevalece sobre estes termos naquilo em que for diferente.
2. Definições
- Plataforma: o sistema Virtual Clínica, incluindo a aplicação web, o painel de chamadas, as integrações e as atualizações.
- Usuário: cada pessoa a quem o cliente libera acesso, como sócios, profissionais, recepcionistas e colaboradores.
- Paciente: pessoa atendida pelo cliente e cadastrada na plataforma.
- Conteúdo do cliente: todos os dados, textos, imagens e documentos inseridos na plataforma pelo cliente ou pelos seus usuários.
3. O serviço
A Prospex concede ao cliente uma licença de uso da plataforma, em nuvem, não exclusiva e intransferível, pelo período contratado. A plataforma oferece, conforme o plano, recursos como agenda, prontuário eletrônico, orçamentos e tratamentos, financeiro, emissão de notas fiscais, documentos com assinatura eletrônica, CRM, estoque e módulos adicionais, como o Virtual Clínica Conecta.
Os recursos de cada plano e os valores estão descritos no site ou na proposta comercial. A Prospex pode evoluir a plataforma, incluir recursos e alterar a forma de uso das funcionalidades existentes, sem reduzir de forma substancial o que foi contratado.
4. Contas e acessos
- O cliente define quais usuários terão acesso e com qual perfil de acesso, e é responsável pelos atos praticados por eles na plataforma.
- O login e a senha são pessoais e intransferíveis. O usuário deve mantê-los em sigilo e avisar a Prospex sobre qualquer uso não autorizado.
- O cliente deve bloquear prontamente o acesso de quem deixar de trabalhar com ele.
- As informações de cadastro devem ser verdadeiras e mantidas atualizadas.
5. Planos, pagamento e reajuste
- A plataforma é cobrada de forma recorrente, conforme o plano e os módulos contratados, nas datas e pelos meios definidos na contratação.
- Recursos cobrados por uso (por exemplo, mensagens, consultas de inteligência artificial acima da franquia ou serviços de terceiros) seguem os valores informados na contratação ou na própria plataforma.
- Em caso de atraso, a Prospex pode suspender o acesso após 10 (dez) dias do vencimento, com aviso prévio. Os dados não são apagados durante a suspensão, e o acesso é restabelecido após a regularização.
- Os valores são reajustados a cada 12 (doze) meses pela variação do IPCA (IBGE) acumulada nesse período, com aviso prévio ao cliente.
- Os tributos incidentes estão incluídos nos valores, salvo indicação em contrário.
6. Responsabilidades do cliente
- Usar a plataforma de acordo com a lei e com as normas da sua profissão, incluindo as regras de sigilo profissional e de prontuário dos conselhos de classe (como CFM, CFO, COFFITO e CFBM).
- Como controlador dos dados de pacientes, cumprir a LGPD: informar os pacientes sobre o tratamento, ter base legal para cada uso e atender aos pedidos dos titulares.
- Obter as autorizações necessárias antes de enviar mensagens, lembretes ou campanhas a pacientes, respeitando também as políticas do WhatsApp, Instagram e Facebook.
- Conferir as informações que insere, como valores, procedimentos, dados fiscais e documentos, e o conteúdo gerado a partir delas.
- Guardar os prontuários e demais documentos pelos prazos legais, inclusive exportando os dados antes de encerrar o contrato.
- Manter equipamentos, navegador e conexão à internet adequados ao uso da plataforma.
7. Usos proibidos
Não é permitido:
- usar a plataforma para fins ilícitos, discriminatórios ou que violem direitos de terceiros;
- enviar mensagens não solicitadas em massa (spam) pelas integrações de mensagens;
- tentar acessar dados de outras clínicas, contornar perfis de acesso ou explorar falhas de segurança;
- fazer engenharia reversa, copiar, revender ou sublicenciar a plataforma;
- sobrecarregar a plataforma de propósito, inclusive com acessos automatizados não autorizados;
- inserir código malicioso ou conteúdo que infrinja direitos autorais.
O descumprimento pode levar à suspensão do acesso e ao encerramento do contrato, sem prejuízo das medidas legais cabíveis.
8. Integrações com terceiros
Algumas funcionalidades dependem de serviços de terceiros, como Google Agenda, WhatsApp, Instagram, Facebook, bancos e instituições de pagamento, emissores de notas fiscais e prefeituras. Essas integrações:
- são opcionais e ativadas pelo cliente ou pelo profissional;
- estão sujeitas aos termos e às políticas desses terceiros, que o cliente deve aceitar diretamente com eles quando necessário;
- podem ficar indisponíveis ou mudar por decisão desses terceiros, sem que isso configure falha da Prospex.
O tratamento de dados nessas integrações está descrito na Política de Privacidade.
9. Recursos de inteligência artificial
A plataforma oferece recursos de inteligência artificial, como transcrição de áudio, melhoria de textos e automação de atendimento. Os resultados são gerados automaticamente e podem conter erros ou imprecisões.
- Todo conteúdo gerado deve ser revisado por um profissional antes de ser usado, principalmente em prontuários, documentos e comunicações com pacientes.
- Os recursos de inteligência artificial apoiam a rotina da clínica, mas não substituem o julgamento clínico nem fazem diagnóstico.
- A responsabilidade pelo conteúdo final registrado na plataforma é do profissional.
10. Disponibilidade e suporte
- A Prospex emprega esforços razoáveis para manter a plataforma disponível de forma contínua. Podem ocorrer interrupções para manutenção (preferencialmente fora do horário comercial e, quando possível, com aviso prévio) e por eventos fora do seu controle, como falhas de provedores de internet, de hospedagem ou de serviços de terceiros.
- O suporte é prestado pelos canais informados no site, no horário comercial, salvo condição diferente na contratação.
- Níveis de serviço específicos (SLA), quando houver, constam da proposta comercial ou do contrato.
11. Propriedade intelectual
A plataforma, seu código, marca, layout e documentação pertencem à Prospex e são protegidos pela legislação de propriedade intelectual. Estes termos não transferem nenhum desses direitos ao cliente, apenas a licença de uso descrita na seção 3.
O conteúdo do cliente pertence ao cliente. A Prospex usa esse conteúdo somente para prestar o serviço, conforme a Política de Privacidade.
Sugestões de melhoria enviadas pelo cliente podem ser incorporadas à plataforma, sem obrigação de pagamento.
12. Proteção de dados
Em relação aos dados de pacientes e demais pessoas cadastradas pelo cliente, o cliente é o controlador e a Prospex é a operadora, nos termos da LGPD. A Prospex trata esses dados apenas para prestar o serviço, segundo as instruções do cliente, e adota as medidas de segurança descritas na Política de Privacidade, que faz parte destes termos.
13. Limitação de responsabilidade
- A Prospex não responde por danos decorrentes de uso indevido da plataforma, de informações incorretas inseridas pelo cliente, de decisões clínicas ou administrativas tomadas com base na plataforma, nem de falhas de serviços de terceiros.
- A Prospex não responde por lucros cessantes, perda de receita ou danos indiretos.
- A responsabilidade total da Prospex, quando houver, fica limitada ao valor pago pelo cliente nos 12 (doze) meses anteriores ao evento que deu origem ao dano.
Essas limitações não se aplicam a casos de dolo ou culpa grave, nem afastam direitos que a lei garante e que não podem ser renunciados.
14. Vigência, cancelamento e exportação dos dados
- Estes termos valem enquanto o cliente usar a plataforma.
- O cliente pode cancelar a contratação a qualquer momento pelos canais de atendimento, observado o período mínimo ou a multa previstos na proposta comercial, se houver. Valores de períodos já iniciados não são devolvidos, salvo disposição legal em contrário.
- A Prospex pode encerrar o contrato em caso de descumprimento destes termos ou de inadimplência não regularizada, mediante aviso.
- Após o encerramento, o cliente pode solicitar a exportação dos seus dados em até 30 (trinta) dias. Depois desse prazo, os dados são excluídos ou anonimizados, salvo os que a lei obrigar a Prospex a manter.
15. Alterações dos termos
A Prospex pode atualizar estes termos. Mudanças relevantes serão comunicadas com pelo menos 30 (trinta) dias de antecedência, por e-mail ou por comunicado dentro da plataforma. Se o cliente continuar usando a plataforma após a data de vigência, considera-se que aceitou a nova versão. Se não concordar, pode cancelar a contratação nos termos da seção 14.
16. Legislação e foro
Estes termos são regidos pelas leis da República Federativa do Brasil. Fica eleito o foro da comarca de Uberlândia – MG para resolver eventuais controvérsias, ressalvadas as hipóteses em que a lei garanta outro foro.
17. Contato
- Telefone e WhatsApp: (34) 99921-6520
- E-mail: virtualclinica@prospextecnologia.com.br
- Endereço: Av. Dr. Jaime Ribeiro da Luz, 971, Sala 5, 2º andar, Bairro Santa Mônica, Uberlândia – MG, CEP 38.408-188
Questões sobre dados pessoais podem ser enviadas ao encarregado indicado na Política de Privacidade.